L’industrie, l’éducation, l’ingénierie, la banque… De plus en plus de secteurs passent au digital. Il est temps pour les entreprises juridiques de prendre le large et de surfer sur la vague du numérique. Connus pour le volume astronomique de documents à gérer, les métiers du droit, de la justice et du chiffre ont dû évoluer avec le temps. C’est ainsi qu’est apparue la legaltech. Et le premier volet dans lequel elle s’est démarquée est la dématérialisation.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation est le processus qui consiste à convertir vos documents papier en documents numériques accessibles depuis un appareil électronique tel un ordinateur, ou bien, un téléphone mobile. L’objectif principal est de faciliter le stockage, le tri, la sécurité, la conservation et le transfert de documents en tout genre.
La dématérialisation est intervenue suite aux nombreux problèmes que les professionnels du droit et du chiffre ont rencontrés avec l’utilisation du papier. Garder la trace d’un document papier n’est pas une tâche aisée.
En effet, du fait de sa nature organique, le papier se dégrade et prend de la place. De plus, la quantité de papier utilisé dans les domaines juridiques est souvent pointée du doigt.
D’après Docuware, 69 % des entreprises impriment encore leurs factures électroniques. Cela correspond à une énorme quantité de papier. De plus, ce nombre ne prend pas en compte tous les autres documents découlant de l’activité des comptables, à savoir, les factures, les bons de commande, les reçus etc. Et les comptables ne représentent qu’une partie des acteurs juridiques.
La dématérialisation, le début d’une transformation totale
Cette nouvelle méthode de stockage de documents est souvent vue comme un simple outil permettant de troquer les vieux classeurs par un cloud qui prend beaucoup moins de place. Cependant, la dématérialisation représente beaucoup plus que cela. Il faut voir au-delà de l’outil et prendre en considération tout ce que cela engendre.
Avant toute chose, il est plus judicieux de parler de dématérialisation des processus plutôt que de dématérialisation des documents. En réalité, dématérialiser implique une réorganisation en profondeur du processus de traitement du flux de documents. Ce n’est qu’une étape de la chaîne globale de gestion et de conservation des documents.
À la suite de cela, plusieurs questions se posent ; qui accédera aux documents ? Par quel moyen ? Quelles actions pourront être effectuées (consultation, modification, validation…) ? Comment seront conservés les documents fraîchement dématérialisés ? Quelle est la durée de conservation ?
La dématérialisation est un véritable processus à elle seule, un véritable bouleversement dans la gestion quotidienne de votre organisation. Elle apporte énormément de changements, et une autre vision de votre métier.
Les avantages de la dématérialisation
En plus de marquer un tournant dans l’évolution des métiers de la Legaltech, la dématérialisation s’accompagne d’une panoplie d’avantages non négligeables.
● Un meilleur suivi des documents : les différents fichiers ne sont plus rangés dans un classeur et laissés-pour-compte. Chaque pièce dématérialisée est stockée dans un espace spécifique dédié.
● Un gain de productivité : plus besoin de passer des heures interminables à chercher les documents dont vous avez besoin dans une montagne de papier. Grâce au numérique, ce problème n’existe plus. Il est possible d’effectuer une recherche efficace, ciblée et instantanée.
● Une sécurité maximale : grâce aux nouvelles technologies, les risques de perte, d’usure et d’erreurs de saisie sont annihilés. Un niveau de contrôle et le système de droits et de permissions vous permettent de facilement vérifier en temps et en heure qui à l’autorisation d’accéder aux différents fichiers.
● Un partage de l’information optimisé : tous les services de l’entreprise ont facilement accès aux différents documents et informations dont ils ont besoin et peuvent donc les transférer sans difficulté. Rien de mieux pour faciliter la collaboration interservice.
● Une amélioration de l’indexation des documents : grâce à la gestion des révisions, retrouver toutes les versions de modification d’un fichier.
● Un développement des activités : vous avez la possibilité d’exploiter vos propres archives documentaires à différents niveaux, ce qui était auparavant infaisable avec le format papier. Pensez à tout ce qui peut être déclenché par une analyse minutieuse du big data, ou de ce que nous définissons aujourd’hui comme des « smart data » ou des « deep data ».
Au-delà de ces avantages pratiques, le passage à la dématérialisation présente également un avantage financier. En effet, étant donné que le stockage de grandes quantités de documents papier occupe de l’espace dans vos locaux, tout ce qui concerne les frais de personnel lié à l’archivage et au stockage d’espace (location de box par exemple) a désormais disparu.
Gain de temps, de productivité et d’argent. Voilà tout ce que vous offre la dématérialisation.
Faîtes vos premiers pas dans la legaltech, et adoptez la digitalisation.
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N’attendez plus, et optez pour la dématérialisation !