Votre société a bien grandi depuis ses débuts et vous devez désormais investir dans un logiciel de comptabilité plus adapté aux besoins de votre comptabilité et gestion. En effet, un simple document Excel n’est pas toujours suffisant pour gérer sa compta !
Peut-être envisagez-vous de passer à une comptabilité analytique ? Vous aimeriez que vos données comptables soient accessibles de n’importe où ? Votre cabinet comptable vous conseille de passer sur une nouvelle solution pour synchroniser vos données ? Que vos motivations soient internes ou externes, changer de logiciel comptable est une étape cruciale dans le développement d’une entreprise.
Pour vous aider à anticiper ce processus, nous avons recensé les points clés à impérativement respecter si vous voulez que les choses se passent bien pour votre gestion comptable.
1- Choisir le bon moment pour changer de logiciel comptable
Bien que la comptabilité soit une discipline soumise à une législation évolutive, changer de logiciel comptable repose généralement sur une décision de la direction financière.
La première étape consiste donc à définir les attentes de l’entreprise face à son futur système d’information, tout en tenant compte des contraintes de taille et d’organisation de l’entreprise.
Il conviendra également de se poser les bonnes questions sur les orientations stratégiques de l’entreprise à court et moyen terme. Cette étape ne doit pas être prise à la légère, car même si la démarche peu sembler simple aux premiers abords, elle nécessitera de se réadapter au quotidien pour l’ensemble du personnel habilité.
Il est donc préférable de connaître tous les tenants et aboutissants :
- Nouvelles fonctions (facturation, gestion commerciale, note de frais, analytique…),
- Automatisation des tâches (relances, rapprochement bancaire…),
- Mobilité : accessibilité à distance,
- Export et import des données,
- Gestion des fiches clients et fournisseurs,
- Communication avec les organismes sociaux (DSN) ou financiers.
Une fois cette étape clairement définie, vous devrez choisir l’éditeur pour votre comptabilité qui répond le mieux à votre cahier des charges et vos attentes : fonctionnalités, ergonomie, outil d’analyse et de synthèse, tableaux de bord ludiques, prise en main rapide, proximité, hotline, fréquence des mises à jour, etc.
Suivra alors la période de transition. Pour éviter de lourdes conséquences dans le quotidien de votre entreprise, nous vous conseillons de mettre en place un rétroplanning détaillé. Celui-ci vous permettra de réussir de façon optimale votre implantation et de choisir la bonne période pour démarrer votre nouveau projet.
Généralement, il est préférable de changer de logiciel comptable lors de la clôture annuelle des comptes. Ainsi, vous pourrez archiver l’année passée complète et repartir sur de bonnes bases au niveau de l’administration fiscale.
Il n’est pas rare pour certaines grandes entreprises de continuer à travailler sur deux logiciels distincts. Cette phase de transition permet de prendre la main sur le nouveau logiciel, tout en ayant la possibilité de comparer les écarts éventuels afin d’apporter les corrections nécessaires.
2- Notre checklist des grandes étapes
Vous avez sélectionné le logiciel de comptabilité le plus adapté à vos besoins spécifiques malgré la multitude de logiciels existants sur le marché. Félicitations, vous venez de franchir une grande étape ! Si ce n’est pas encore le cas, Appvizer est un comparatif des meilleurs logiciels utilisés par les TPE et les PME.
Maintenant, pour vous assurer de n’avoir omis aucune étape, voici notre checklist à suivre pour migrer, pas à pas, vers votre nouveau programme de comptabilité :
- Auditez l’existant,
- Identifiez vos indicateurs de suivi de performance,
- Recensez tous les objectifs du changement de logiciel (gestion des achats, application mobile, nombre d’utilisateurs, collaboratif…),
- Définissez le résultat attendu,
- Déterminez les risques de la solution existante,
- Vérifiez si votre nouvelle solution résout ces risques,
- Demandez des exemples de résolutions de problèmes à votre futur éditeur (lacunes résolues, problèmes rencontrés durant la migration…),
- Identifiez les points de contrôle,
- Vérifiez les données à exploiter,
- Planifiez la migration des données,
- Vérifiez que tous les champs requis soient pris en considération pour atteindre vos objectifs,
- Impliquez tous les utilisateurs,
- Organisez des journées de test (version d’essai).
Changer de logiciel comptable, au même titre que d’expert-comptable, est une phase dans la vie d’une entreprise, qui se passe très bien quand elle est réfléchie et organisée. Pour migrer en toute sérénité et sécurité, plusieurs solutions sont alors possibles : confier l’opération à un salarié (ou vous-même) ou faire appel à un professionnel.
La méthode de gestion de projet SCRUM peut s’avérer être la solution idéale si vous souhaitez réaliser cette opération en interne. Si, au contraire, vous souhaitez vous faire accompagner par un professionnel pour anticiper au mieux votre changement, n’hésitez pas à nous solliciter.