Quelle que soit la taille et la forme de votre entreprise, les documents comptables recouvrent plusieurs notions, mais suivent toujours une logique recherchée par le législateur.
Pourquoi faut-il disposer d’une documentation comptable ? De quoi se compose-t-elle exactement ? Tant en matière de pièces justificatives et de livres comptables obligatoires, que de comptes annuels… Faisons le point dans cet article.
Pour quelles raisons avoir une documentation comptable en entreprise ?
Même s’il existe des formes de comptabilité simplifiées selon la taille des entreprises ou leur régime fiscal, l’information comptable est normée et standardisée. Ce système aide le lecteur à interpréter la comptabilité. Administration fiscale, associés de la société, partenaires financiers ou fournisseurs, tout le monde s’y retrouve.
Documenter la comptabilité pour l’administration fiscale
L’un des objectifs des documents comptables, qu’il s’agisse des pièces justificatives, des livres comptables ou de la plaquette des comptes, c’est la déclaration et le contrôle des résultats sur le plan fiscal. Le dépôt des liasses conduit à l’imposition de l’entreprise.
L’administration dispose d’un droit de contrôle et les documents comptables en sont le support. Le législateur fixe aussi la durée de conservation des documents comptables.
Se renseigner sur la santé financière et la performance économique de l’entreprise
Les documents comptables contribuent à la gestion de l’entreprise sur le plan financier. Ils permettent d’enregistrer tous les flux :
- Les achats
- Les ventes
- Les encaissements
- Les décaissements
- …
Puis, de disposer de tableaux de synthèse, du bilan et du compte de résultat.
Pour l’ensemble des acteurs liés à l’entreprise (dirigeants, actionnaires, banquiers, expert-comptable, …), ces informations financières facilitent le suivi de la rentabilité et de la solidité de la structure financière. En outre, les tiers de l’entreprise peuvent accéder aux comptes annuels des sociétés qui doivent les déposer au greffe.
Des documents comptables à la forme standardisée : les motivations
Droit fiscal, droit comptable ou Code de commerce, le législateur impose toujours un cadre standardisé. Certaines variantes existent selon les entreprises, toutefois, le contenu des documents comptables reste à peu près semblable. Par exemple, si vous êtes commerçant, le site entreprendre.service-public.fr détaille vos obligations en matière de comptabilité.
Chaque entrepreneur tient sa comptabilité selon le plan comptable général (PCG), voire un plan particulier en fonction de son activité. Les registres comptables sont assez similaires d’une entreprise à l’autre. Pour cette raison, la balance générale, le grand livre et le journal constituent des notions communes à tous les logiciels comptables.
Concernant le bilan actif ou passif et le compte de résultat, ce sont des tableaux qui comportent généralement les mêmes regroupements de comptes d’une entreprise à l’autre.
PME/TPE : comment faire ?
Les documents comptables se classent en trois catégories. On relève les pièces justificatives de la comptabilité, les livres comptables et enfin les comptes annuels.
Conserver les pièces justificatives de sa comptabilité
C’est tout simplement la preuve que l’opération enregistrée dans votre comptabilité existe. Vous retrouvez dans ce type de documents comptables : les factures de vente et d’achat, les relevés bancaires, les bordereaux de charges sociales, les bulletins de salaire, le journal de caisse, etc.
Les règles fiscales précisent la durée légale de conservation des documents.
Tenir les livres comptables de façon chronologique
La comptabilité consiste à enregistrer toutes les opérations dans l’ordre chronologique dans les comptes appropriés. Depuis que le livre d’inventaire est devenu facultatif, seuls deux documents comptables s’imposent à la plupart des entreprises (à l’exception des micro-entreprises) :
- Le livre-journal ou plusieurs journaux comptables comme le journal des ventes, le journal des achats, le journal de banque, … (avec leur centralisation au livre-journal général)
- Le grand livre, qui retranscrit toutes les opérations, compte par compte mouvementé
Quant à la balance comptable générale, bien que facultative, elle s’utilise dans toutes les entreprises. Elle synthétise compte par compte le total des mouvements débiteurs et créditeurs de l’exercice, ainsi que leur solde à date. Elle se décline en balance auxiliaire ou en balance âgée.
Établir les comptes annuels de la société pour chaque exercice comptable
La troisième catégorie de documents comptables correspond aux états de synthèse bâtis à partir des écritures enregistrées en compta. Ces tableaux et informations financières constituent le travail final réalisé à la clôture de chaque exercice.
Le bilan comptable, la photo des emplois et ressources de l’entreprise à la date de clôture
Les éléments de chaque tableau du bilan ont un sens particulier. L’actif du bilan comptable présente le détail des postes appelés “ emplois. ” Vous y retrouvez les immobilisations, stocks, créances ainsi que la trésorerie active.
Quant au bilan passif, il enregistre les ressources, soit les capitaux propres et les dettes financières, ainsi que d’exploitation. Ce document comptable permet de lire la solvabilité et l’endettement des sociétés.
Le compte de résultat, le film des charges et produits de l’année comptable
Le compte de résultat retranscrit sous forme de tableau la synthèse des produits et charges d’exploitation, financiers et exceptionnels de l’exercice. Il sert à déterminer le bénéfice ou la perte comptable.
L’expert-comptable peut ensuite dresser les soldes intermédiaires de gestion (SIG), état facultatif, mais judicieux.
L’annexe comptable
Ce troisième état, qui fait partie des comptes annuels, apporte du détail aux documents comptables, tant pour le bilan que pour le compte de résultat. L’annexe comptable va, en effet, expliquer les méthodes et les principes retenus pour établir la comptabilité. Vous y trouvez également un tableau extra-comptable appelé « engagements hors bilan ».
Les documents comptables obligatoires ou facultatifs structurent les informations financières de l’entreprise selon des normes précises. Ils permettent à tous les interlocuteurs de l’entrepreneur de s’y retrouver et de suivre aisément l’avancée de l’entreprise.
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