Loi de finances 2021 sur la dématérialisation des factures

Le point complet

Depuis le 1^er janvier 2020, les entreprises doivent émettre des factures électroniques à destination du secteur public. La loi de finances 2021 généralise la dématérialisation des factures à l’ensemble des opérations effectuées entre des entreprises assujetties à la TVA en France.

Que dit la loi ? Quel est le calendrier de déploiement ? Quels sont les objectifs et les modalités d’application d’un tel dispositif ? Que signifient les expressions « e-invoicing » et « e-reporting » ? Comment fonctionnent les plateformes de dématérialisation ? 

Découvrez nos explications et les informations à connaître pour préparer votre mise en conformité.

Dématérialisation des factures : ce que dit la loi de finances 2021

Les textes réglementaires de référence

L’article 195 de la loi de finances 2021 du 29 décembre 2020 définit la volonté du Gouvernement d’améliorer et moderniser :

• la gestion des entreprises ;
• la collecte et le contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) par les pouvoirs publics.

L’ordonnance n^o 2021-1190 du 15 septembre 2021 vise à poser le cadre juridique de cette réforme. Elle prévoit la généralisation de la facturation électronique pour les entreprises françaises soumises à la TVA et l’obligation de transmission des données de transaction et de paiement à l’administration fiscale.

La loi de finances rectificative pour 2022 confirme les modalités d’application de la loi.

• Les entreprises doivent émettre, transmettre et recevoir les factures sous format numérique dans leurs relations B2B avec d’autres personnes morales ou physiques redevables de la TVA.
• Elles doivent également fournir aux services publics concernés toutes les informations de facturation ainsi que celles relatives à des opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie.

Le calendrier de déploiement

Ces obligations légales se déploieront dans le respect du calendrier prévu. 

• Au 1^er juillet 2024, la réception des factures sous format électronique s’impose à l’ensemble des assujettis. En revanche, seules les grandes entreprises sont tenues de les transmettre à cette date. 
• Au 1^er janvier 2025, c’est au tour des entreprises de taille intermédiaire de s’y conformer.
• Au 1^er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises et les microentreprises soumises à la TVA auront, elles aussi, l’obligation d’émettre leurs factures électroniquement.

Note : La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises émettent et reçoivent des factures électroniques est repoussée. Une nouvelle date sera déterminée dans la loi de finances 2024.

Pour vous aider à mieux comprendre la notion de taille de l’entreprise, nous vous proposons un tableau récapitulatif des différentes caractéristiques en vertu du décret n^o 2008-1354 du 18 décembre 2008.

Type d’entreprise	Effectif	ET chiffre d’affaires annuel	OU total bilan
Microentreprise	Moins de 10 salariés	Inférieur à 2 millions d’euros	Inférieur à 2 millions d’euros
Petites et moyennes entreprises (PME)	Moins de 250 salariés	Inférieur à 50 millions d’euros	Inférieur à 43 millions d’euros
Entreprises de taille intermédiaire (ETI)	Moins de 5 000 salariés	Inférieur à 1 500 millions d’euros	Inférieur à 2 000 millions d’euros
Grandes entreprises	Plus de 5 000 salariés	Supérieur à 1 500 millions d’euros	Supérieur à 2 000 millions d’euros

Les cas d’exclusion

Les transactions exonérées de TVA en vertu des articles 261 à 261 E du Code général des impôts sont exclues du dispositif. Il s’agit : 

• de certaines opérations bancaires et d’assurance ;
• des prestations de santé ;
• des prestations d’enseignement ;
• des opérations réalisées par des organismes à but non lucratif, dont la gestion est désintéressée.

Les objectifs de la dématérialisation des factures énoncés par la loi en 2021

La réforme entamée en France dès 2020 dans le secteur public est le fruit d’un projet communautaire mis en œuvre avec succès dans d’autres pays de l’Union européenne.

Avec l’ordonnance de 2021, le Gouvernement oriente sa politique vers 4 objectifs : 

• faciliter la gestion de l’entreprise et améliorer sa compétitivité ;
• simplifier les démarches relatives à la TVA grâce à des formulaires de déclarations préremplis ;
• permettre une meilleure détection de la fraude ;
• avoir une vision en temps réel de l’activité des entreprises. 

La dématérialisation des factures est une solution pour alléger la charge administrative des entreprises et accroître la productivité. Le temps passé à imprimer, mettre sous enveloppe et envoyer un document par courrier peut être réemployé à des tâches à plus forte valeur ajoutée. De même, le numérique offre des procédures de transmission rapides et sécurisées qui permettent de traiter efficacement les factures reçues et de réduire les délais de paiement. 

E-invoicing ou le modèle de la facturation électronique

L’e-invoicing, ou facturation électronique, consiste à émettre et transmettre des factures de ventes entre un fournisseur et son client au format numérique par l’intermédiaire de plateformes de dématérialisation publiques ou privées reconnues par l’État. L’envoi s’accompagne également d’une transmission des données de facturation à l’administration fiscale.

L’obligation, imposée par la loi de finances 2021, concerne toutes les opérations d’achats et de ventes de biens et de prestations de services (et leurs acomptes) réalisées entre les entreprises soumises à la TVA et établies en France.

Ces opérations doivent se dérouler sur le territoire français en B2B – business to business. Les transactions avec des particuliers n’entrent pas dans le champ d’application de la dématérialisation des factures. 

La facture électronique doit posséder un socle minimum de données sous forme structurée. Elle se différencie donc des factures papier ou PDF. Elle suit une norme convenue entre les parties qui satisfait aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé).

La norme EN16931 est un exemple de modèle de données reconnu à l’échelle européenne, car :

• elle contribue à harmoniser la facture électronique ; 
• elle facilite l’interopérabilité entre les pays et les secteurs d’activité ;
• elle est gratuite et libre de droits ; 
• elle comporte l’ensemble des mentions obligatoires pour se conformer à la réglementation fiscale en vigueur.

E-reporting ou modèle de transmission des données

L’e-reporting est l’autre volet imposé par l’ordonnance du 15 septembre 2021. Il concerne la transmission des données relatives aux transactions effectuées à l’étranger et aux opérations de ventes et de prestations de services réalisées avec les particuliers – B2C, business to consumer – : 

• commerce de détail ;
• exportations ;
• livraisons intracommunautaires, etc.

Le dispositif prévoit également de communiquer à l’administration fiscale le détail des paiements des prestations de services. Cette obligation incombe à l’émetteur de la facture et inclut : 

• la date d’encaissement ;
• le montant TTC encaissé ;
• la répartition par taux de TVA applicable.

Le transfert de ces informations a pour objectif final de proposer aux entreprises une déclaration de TVA préremplie. 

Grâce aux deux systèmes, e-invoicing et e-reporting, l’administration fiscale possède une vision complète de l’activité des entreprises françaises soumises à la TVA.

Les modalités d’application de la loi de finances 2021 sur la dématérialisation des factures

Les entreprises assujetties aux obligations dictées par la loi de finances et l’ordonnance de 2021 doivent transmettre leurs factures par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Les envois par mail ne sont plus acceptés, cependant, vous pouvez continuer à éditer vos factures au rythme souhaité (mensuel, au fil de l’eau, etc.). 

Fournisseurs et clients peuvent posséder la même plateforme ou opter pour une autre. Chaque entreprise est libre de son choix entre : 

• une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) et immatriculée pour 3 ans renouvelables par un service dédié au sein de la DGFiP ;
• le portail public de facturation, qui repose sur la plateforme Chorus Pro déjà utilisée dans le secteur public depuis 2017.

Les prestataires de services qui proposent une plateforme de dématérialisation partenaire doivent remplir plusieurs fonctions : 

• émettre, transmettre et recevoir les factures au format numérique du fournisseur vers le client ;
• extraire et envoyer les données dont l’administration fiscale a besoin pour établir les déclarations de TVA préremplies (montant HT, taux de TVA, etc.) ;
• transmettre les données de transactions ;
• communiquer les informations de paiement de toutes les opérations de prestations de services.

Pour les opérations soumises uniquement au e-reporting, plusieurs options sont possibles :

• l’utilisation du ticket Z dématérialisé et structuré, produit par un logiciel de caisse ;
• le dépôt des factures émises aux particuliers ;
• la saisie d’un état récapitulatif des transactions de la période.

Les sanctions en cas de non-respect de la loi de finance 2021

Le non-respect de l’application de la loi de finances 2021 sur la mise en place de la dématérialisation des factures expose les entreprises à des sanctions financières. Les sanctions relatives à la facturation électronique

Les entreprises qui ne se conformeraient pas à l’obligation d’émission des factures électroniques, selon le calendrier prévu risquent une amende de 15 euros par facture, dans la limite de 15 000 euros par an. 

Les sanctions concernant la transmission des données

Contrevenir à l’obligation d’e-reporting est soumis à une amende de 250 euros par facture, dans la limite de 15 000 euros par an.

La multiplication des sanctions applicables peut fragiliser la trésorerie des entreprises. La mise en conformité est essentielle pour éviter tout risque de défaillance.

Les types de factures électroniques

Le processus de création, d’émission et de réception d’une facture électronique est par définition 100 % numérique. Il existe 3 catégories de factures électroniques. 

• La facture non structurée correspond à celle au format papier. Il s’agit le plus souvent d’un fichier PDF transmis par mail ou via un portail. Ce type de facture n’est plus valable dans le cadre de l’application de la loi de finances 2021.
• La facture structurée est conçue dans le respect d’une norme commune et répond aux exigences de l’EDI (échange des données informatisé).
• La facture hybride comporte à la fois un document PDF et un fichier avec les données structurées principales.

Le fait de scanner une facture reçue au format papier ne suffit pas, en l’état, à créer une facture électronique puisqu’elle n’a pas été émise comme telle. Toutefois, la numérisation des factures peut avoir valeur de preuve, en cas de contrôle fiscal, si elle respecte les caractéristiques de la copie conforme et fidèle à l’original, c’est-à-dire :

• la conservation des couleurs ;
• l’absence de retouches ;
• l’enregistrement du fichier au format PDF ou PDF A ;
• la sécurisation et l’horodatage du document.

La conformité des factures électroniques

L’article 289 du Code général des impôts précise : « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ».

Pour répondre à ces exigences légales, les entreprises doivent remplir plusieurs conditions.

• Une piste d’audit fiable (PAF) permet, à tout moment, de rapprocher une facture émise (au format papier ou électronique) et la livraison des biens ou des prestations de services.
• Une signature électronique qualifiée et certifiée ou de niveau RGS (Référenciel Général de Sécurité) accompagne toutes les factures électroniques. 
• Quand il s’agit d’une facture électronique structurée, l’émetteur et le destinataire définissent des procédures qui comprennent :
  • un contrôle de présence des mentions obligatoires ;
  • la tenue d’un annuaire des relations d’échanges ;
  • la tenue d’un journal des émissions et réceptions ;
  • un accès à une version lisible en cas de contrôle pendant toute la durée légale de conservation des factures.

Les avantages de la facturation électronique

Le passage à la facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises : 

• mise en conformité avec la réglementation fiscale ;
• opportunité d’automatisation des processus de facturation ;
• diminution des frais d’impression et d’envois postaux ;
• réduction du coût de traitement des factures et relances ;
• sécurisation et garantie de réception des factures ;
• amélioration des délais de paiement ;
• fluidité des échanges ;
• gain de temps ;
• simplification de l’archivage ;
• traçabilité accrue.

En généralisant la facture électronique à l’horizon 2024-2026 et en instaurant la transmission des données de transaction et de paiement, la loi de finances 2021 a pour objectifs de moderniser la gestion des entreprises et de lutter contre la fraude en matière de TVA.

Pour les entreprises, ce système suppose d’intégrer les concepts d’e-invoicing, d’e-reporting et de plateforme de dématérialisation. La mise en conformité avec la loi représente un enjeu majeur, car elle permet d’éviter des sanctions financières susceptibles de fragiliser la trésorerie. Pour cette raison, il convient de s’équiper d’un logiciel intégrant la compatibilité avec ses nouvelles normes, mais aussi adapté à votre entreprise.