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4 conseils en cas de notes de frais perdues

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4 conseils en cas de notes de frais perdues

Dans le cadre des leurs fonctions, vous ou vos employés pouvez être amené à effectuer des dépenses professionnelles. Que ce soit par le payement d’un restaurant, de transports ou encore d’hébergement, vous devez, en tant qu’employeur, prendre en charge l’intégralité de ces notes de frais (dans la limite d’un plafond préalablement fixé.)

Plusieurs types de remboursements peuvent être accordés par les employeurs : soit par le versement d’une allocation forfaitaire, soit par le remboursement réel des dépenses.

Afin que le remboursement de ces dépenses soit effectué, il est indispensable pour vos employés de vous faire parvenir le justificatif de la dépense. Soit ce document,

Les notes de frais sont les documents indispensables au remboursement des frais professionnels lorsque l’employé est en mission en dehors de son lieu de travail. Alors si vous en avez perdu une ou plusieurs, pas de paniques, iPaidThat vous explique comment résoudre la situation !

Il peut s’agir de notes de frais liées aux restaurants, déplacements, hôtels etc.. Le plus souvent on les retrouve sous la forme d’une fiche remplie par l’employé qui doit être remise à son entreprise.

La condition sine qua non pour pouvoir être remboursé est que la dépense soit relative à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise et permettant de répondre aux besoins de l’activité de l’employé.

Seulement voilà, il arrive que ce précieux papier s’envole et se perde à jamais. Par conséquent, comment faire lorsqu’il nous est impossible de mettre la main sur notre note de frais ? Pouvons-nous tout de même trouver des alternatives permettant le remboursement ? Car qu’on se le dise bien, le fait de ne pas avoir de facture pour prouver sa dépense transformera cette dernière en frais personnel. Il sera malheureusement impossible de se faire rembourser. De plus, envoyer une note de frais à l’administration fiscale sans justificatif peut vous couter très cher puisque il pourrait être perçu comme un acte frauduleux.

Conseil #1 :

Demander au fournisseur une copie de la facture tout simplement. Cependant cela suggère de se rendre sur place pour aller chercher ladite facture.

Conseil #2 :

Une solution un peu moins tolérée mais qui fonctionne tout de même pour les petits montants ; fournir un extrait de son compte bancaire en précisant la dépense, la date et son montant.

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Conseil #3 :

Rédiger une déclaration sur l’honneur avec son identité et ses coordonnées afin d’expliquer les faits, le contexte, les frais avancés et fournir tous les détails de la dépense. N’oubliez pas de la signer et faites attention puisque la moindre erreur pourrait être retenue contre vous !

Conseil #4 :

Et probablement la plus efficace : Nous faire confiance ! iPaidThat vous offre la possibilité de prendre en photo vos notes de frais à partir de notre application mobile. Grâce à l’automatisation, vous ne perdrez plus jamais vos notes de frais.

Parce que la conservation et la comptabilité de vos notes de frais est requis pour tout remboursement, profitez de la technologie iPaidThat pour plus perdre aucun justificatif.

Julie Sanchez
Rédactrice chez iPaidThat. Vous pouvez me contacter via cette adresse mail : julie@ipaidthat.io | 01 86 65 19 43

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