Il n’y a rien de plus frustrant que de faire la chasse aux factures impayées, surtout lorsqu’il s’agit d’une situation récurrente. Suivez ces 7 conseils pour recevoir vos créances dans les délais établis. L’ensemble, en préservant la relation commerciale que vous entretenez avec vos clients.
1. Envoyez les factures au plus tôt
Éditer des factures prend du temps mais il s’agit d’une étape indispensable pour être payé en priorité, car le client effectue ses paiements au fur à mesure qu’il reçoit ses factures. Plus vite vous envoyez vos factures, plus vite vous êtes payé. Pour un gain de temps assuré, vous pouvez faire appel à un service en ligne de facturation automatique.
2. Envoyez plusieurs petites factures
Préférez l’envoi de plusieurs factures plutôt qu’une seule correspondant au montant total. Vous pouvez appliquer cette méthode aux clients qui ont déjà fait preuve de retards de paiements. Ainsi, vous êtes sur de recevoir les paiements au fur et à mesure !
3. Demandez un paiement anticipé
Si vos clients paient souvent en retard, essayez de mettre en place des paiements anticipés, c’est-à-dire être payé avant d’effectuer la prestation. Ce paiement peut représenter la somme totale ou bien une fraction de celle-ci. Vos clients s’habitueront ainsi à vous prendre en considération et vous paieront sans contester.
4. Envoyez un rappel avant la date de règlement
Contacter vos clients quelques jours avant d’envoyer votre facture permet de vérifier qu’il n’y a aucun obstacle au paiement à la date prévue. Assurez-vous bien d’avoir envoyé la facture à la bonne adresse, d’avoir fourni tous les documents nécessaires et qu’aucun litige ne se soit produit.
5. Faites le suivi de vos factures
Il est nécessaire de mentionner sur vos factures la date d’exigibilité de paiement. Deux à trois jours avant l’échéance, appelez votre client afin d’éviter un éventuel oubli de facture. Les jours suivants, si le client dépasse le délai, rappelez-le de nouveau. En cas de non paiement, alternez relances écrites et téléphoniques. Si un client multiplie les cas de retards de paiement, cela peut être un signe avant-coureur qu’un projet n’est plus viable.
6. Ajoutez des pénalités de retard
Une fois vos modalités de paiement clairement définies sur votre facture, vous avez le droit de facturer des pénalités de retard lorsque le client les ignore malgré vos nombreux rappels. Cependant, un tel procédé risque de nuire à votre relation commerciale. Une solution serait d’appliquer des pénalités pour les retards exagérés, ceux de plus de 90 jours par exemple.
7. Protégez-vous contre les mauvais payeurs
Classifiez vos clients afin d’adapter la stratégie de relance à adopter et établissez une liste de clients à surveiller de près. Pensez à conserver des traces écrites de chaque échange établi (bons de commande, devis, appels, courriers, etc.) au cas où vous décidez d’entamer des poursuites. Ces traces écrites prouveront l’inefficacité des recours amiables.
L’essentiel est de faire comprendre à vos clients que vous souhaitez continuer à travailler avec eux dans de bonnes conditions et que leurs retards mettent en péril votre activité.