Quelle que soit la taille de votre structure, la gestion des dépenses professionnelles est une problématique à laquelle vous serez confronté. Bien que peu complexe, cette tâche est bien souvent chronophage et source de multiples erreurs. Comment réduire le temps alloué à gérer ses notes de frais ? Sur quels outils est-il possible de s’appuyer ?
Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?
Les dépenses professionnelles sont toutes les dépenses engagées par les employés d’une société au service de cette société. Cela comprend donc les abonnements aux différents logiciels ainsi que les frais d’essence alloués par vos commerciaux.
Cette notion est donc très large. Bien évidemment pour qu’une dépense soit considérée comme professionnelle, il est essentiel de fournir une preuve de son origine, c’est ce qu’on appelle une note de frais. L’un des principaux points de frustration tourne notamment autour des notes de frais.
Dépenses professionnelles et notes de frais
La note de frais permet de justifier de l’origine, de la date et du montant de la dépense professionnelle. Pour chaque dépense, une note de frais spécifique doit obligatoirement y être attachée sans quoi cette dépense risque d’être invalidée.
Il est donc essentiel que pour chaque dépense effectuée par vos employés au nom de votre société, une facture soit demandée.
La partie la plus chronophage est de regrouper l’ensemble des notes de frais et de les associer aux dépenses équivalentes. De nombreux employés oublient généralement de transmettre les factures, provoquant alors une chasse aux justificatifs lors de la clôture de l’exercice.
C’est généralement le comptable de l’entreprise qui doit vérifier la bonne association entre dépense et note de frais.
Quelles méthodes mettre en place ?
Pour gérer au mieux les dépenses professionnelles, il est essentiel de mettre en place une politique interne claire et simple. Les tâches administratives étant généralement délaissées par les employés, un fort taux d’erreur et d’oubli y sont associés. Pour les réduire au maximum, il est essentiel que les méthodologies soient claires et connues de tous.
Ainsi, pour toute dépense professionnelle, chaque employé doit connaître la procédure à suivre pour déposer la note de frais qui y est associée ainsi que le plafond de dépense auquel il est soumis. Pour faciliter la mise en place de méthodologies de travail et réduire le temps alloué au travail administratif, de nombreux logiciels ont vu le jour.
Les logiciels de gestion des dépenses professionnelles sont de plus en plus nombreux. Ils répondent chacun à des problématiques spécifiques. Il existe néanmoins des qualités qu’un logiciel doit posséder pour vous aider à gagner du temps.
Il est essentiel que votre logiciel de dépense vous permette de dématérialiser vos factures et de les associer aux dépenses effectuées. Grâce à cette fonctionnalité, vous avez une vue claire des justificatifs manquants. De plus, en connaissant l’auteur de la dépense vous pourrez plus facilement trouver la facture.
Par ailleurs, pour que votre outil soit efficace, il doit pouvoir vous fournir des cartes professionnelles. Ces cartes professionnelles seront dispatchées auprès de vos employés et vous permettront d’avoir une meilleure traçabilité des dépenses. En associant un plafond de paiement à chaque carte vous pourrez en plus laisser une grande liberté à vos employés tout en vous assurant que vos budgets ne seront pas dépassés.
La néobanque Qonto vous permet notamment de créer des cartes de paiement professionnelles pour vos employés et de gérer l’ensemble de leurs dépenses depuis votre ordinateur. Faites gagnez de l’autonomie et du temps à vos équipes et concentrez-vous sur l’essentiel. Cerise sur le gâteau ? Tous les paiements justifiés sur Qonto sont récupérés automatiquement sur iPaidThat, votre assistant comptable…
Au-delà de ces aspects fonctionnels, de nombreuses spécificités peuvent exister en fonction de votre domaine d’activité, du nombre d’employés dans votre structure ou encore de l’outil comptable que vous utiliser. Pour trouver le meilleur, il est donc conseillé de passer par des comparateurs et de faire un tour d’horizon des différents logiciels existants.
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