dimanche, juillet 5, 2020

Coronavirus et nouveaux modes de travail

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Coronavirus et nouveaux modes de travail

Depuis le 24 janvier 2020, la France compte 7 730 cas de Coronavirus COVID-19 confirmés. Pour faire face à la propagation du coronavirus, et éviter davantage de contamination, les entreprises sont contraintes de devoir fermer leurs bureaux et lieux de travail, afin de pousser leurs employés et collaborateurs au travail à distance.

Pour beaucoup, ce contexte complètement nouveau pousse aux questionnements : « quels sont les dispositifs mis en place pour fournir un service de travail décent à mes employés ? », « comment lutter contre l’isolement, gérer le temps de travail à domicile et la productivité ? », etc.

Contrairement à ce que l’on entend, le flex-office n’est pas la norme dans toutes les entreprises françaises. Si vous vous retrouvez dans cette situation pour la première fois, cet article vous donnera de bonnes bases pour gérer le coronavirus et les nouveaux modes de travail.

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail est un mode de travail qui a pour but de permettre aux employés d’exercer leurs fonctions en dehors des locaux de l’employeur, de façon volontaire, par le biais des technologies de l’information et de la communication.

Mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou d’un accord entre employeur et employé, le télétravail est un dispositif régi par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 qui permet d’allier qualité de vie au travail, vie professionnelle et personnelle.

Cet accord collectif consenti est une opportunité unique d’expérimenter une organisation du travail plus collaborative au sein des entreprises en cette période de crise sanitaire qui touche la France, ainsi que d’autres pays.

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Coronavirus et nouveaux modes de travail : les outils qui vous aideront à mener à bien vos missions

Le 17 mars 2020, le coronavirus a basculé la France, ainsi que d’autres pays, dans un contexte totalement inédit. Et ce, autant pour les patrons que pour les salariés. Nous devons désormais apprendre à rendre le travail flexible.

Ce bouleversement brutal dans nos espaces de travail, nous oblige pour beaucoup à revoir notre organisation et nos formes de travail. Pour caler au mieux vos repères managériaux, voici une liste d’outils qui permettront à vos salariés de continuer à travailler à distance en toute autonomie et contrôle.

Gestion de projet et management

  • Slack est l’outil par excellence du travail à distance. Il s’agit en effet d’une plateforme de chat interne qui réunit tous vos flux de communication. Il offre à chacun de vos salariés un espace de travail partagé où les conversations sont organisées et le partage des documents facilité.
    Totalement gratuit, Slack permet de gérer un nombre d’utilisateurs indéfinis de façon ultra simple. Il vous suffit pour cela de créer votre espace et d’inviter vos collègues à vous y rejoindre.
  • Trello est également très connu dans le monde du travail à distance. Également accessible gratuitement, il permet de créer des tableaux, des listes et des cartes pour organiser tous types de projets. Vous pouvez organiser vos tâches et vos priorités de façon claire, amusante, souple et enrichissante.
    Trello permet d’ajouter des commentaires, des pièces jointes, des dates limites et bien d’autres types d’éléments. Votre équipe reste organisée du début à la fin de vos projets.
  • Wunderlist est un outil qui rend possible le travail d’équipe sans avoir recours à une messagerie. Doté de plusieurs fonctionnalités telles que la gestion des tâches, le partage de fichiers, envoi de rappels ou de notifications, Wunderlist est la manière la plus simple de mener à bien toutes vos tâches.
  • iPaidThat est l’outil de préparation comptable parfait. Cet assistant comptable 24/7 vous permettra de collaborer avec votre DAF, votre office manager, comme avec votre expert comptable. Il automatise toute la partie de préparation en collectant automatiquement vos factures via vos boîtes mails et vos espaces fournisseurs (OVH, SFR, Orange …). Il se charge aussi du rapprochement bancaires et vous alerte quand une pièce manque ou quand une facture n’est pas payée. En somme, il permet d’avoir une vision en temps réel, et vous facilite la vie pour savoir si vous êtes à court en ce qui regarde votre trésorerie et si vous devez relancer vos clients. Enfin, il vous permet de jeter vos notes de frais après les avoir prises en photos, et donc vous dispense de les transmettre à votre comptable ce qui est plus que pratique en ce moment.
  • PayFit est un logiciel gestion de la paie et des ressources humaines. Il vous permet d’automatiser votre paie et l’ensemble de vos processus RH (Ressources Humaine) pour vous concentrer sur l’essentiel, votre activité.
  • Talkspirit est une plateforme collaborative française destinée aux entreprises (PME et ETI), aux associations et aux administrations. La plateforme s’appuie sur des fonctionnalités sociales et collaboratives modernes (chat, visioconférence, groupes, chatbots…) pour fluidifier la circulation de l’information en interne et rendre le travail à plusieurs plus efficace.
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Partage et stockage des fichiers

Google Drive et Dropbox sont les deux outils les plus connus et les plus populaires.

  • Google Drive permet de stocker jusqu’à 15 Go de données gratuitement et de partager tout type de fichier. Excellente alternative à Pack Office, Google Drive permet de gérer les mêmes types de fichiers : Word (Docs), Excel (Sheets), PowerPoint (Slides).
  • La version gratuite de Dropbox permet de stocker jusqu’à 2 Go de données et de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Dropbox est le tout premier espace de travail intelligent du marché.
  • ZohoDocs, quant à lui, permet de stocker jusqu’à 5 Go de documents. Il s’agit d’une excellence source complémentaire, car il intègre également l’importation de documents depuis Google Drive et permet une synchronisation avec Dropbox.

Gestion des e-mails

  • Spark permet, avant toute chose, une gestion poussée des notifications grâce à un algorithme ultra puissant qui envoie un push pour les e-mails importants. Il permet également le travail collaboratif, la création de dossiers avancés, le report d’e-mails ou encore la création de modèles de réponses types.
    En dehors du télétravail, il s’agit là d’un outil indispensable à avoir. Malheureusement, celui-ci n’est disponible que sur iOS, Android et Mac.

Prise de rendez-vous à distance

  • Calendly est un outil qui vous aide à planifier des réunions sans envoyer ni recevoir d’e-mail. Il vous suffit de choisir une heure, et l’évènement est directement ajouté à votre agenda.
  • Skype est un outil de communication qui permet d’appeler et de discuter à distance. Il permet de rester en contact facilement à l’international à un prix réduit. Il est alors extrêmement facile de parler, discuter et collaborer à distance en groupe ou en individuel par audio ou vidéo.
  • Doodle est un outil qui permet d’inviter des collaborateurs, de choisir un horaire, de comptabiliser des résultats et surtout de planifier et confirmer la date d’une réunion entre plusieurs personnes.
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Vous voilà prêt(e) à lutter contre les conséquences de l’épidémie du coronavirus sur votre travail. Ces nouveaux modes et outils vont changer votre façon de gérer vos employés et mettre en lumière de nouvelles opportunités à venir. Prenez bien soin de vous et n’oubliez pas de limiter les bureaux partagés et le coworking !

Antoine Moulard
Antoine Moulardhttps://antoine-moulard.com
Après avoir obtenu mon Master 2 en Marketing Digital, J'ai pu avoir une première expérience dans une entreprise angevine spécialisée dans la création de sites ainsi que dans le référencement naturel, payant et les réseaux sociaux. J'ai quitté la ville d'Angers pour travailler à Paris et je suis désormais Traffic Manager chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : amoulard@ipaidthat.io | 01 86 65 19 43

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