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Le logiciel de facturation est un outil indispensable pour la gestion d’entreprise. Vous en aviez déjà entendu parler, mais n’osiez pas sauter le pas ? Voici comment bien choisir votre logiciel et profiter de tous ses avantages !

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Image modifiée issue de : storyset.com

Un constat majeur

La gestion de la facturation demande énormément de temps aux entreprises. Dans la pratique, si l’entreprise tourne à plein régime (échange avec ses fournisseurs et est rentable), cette gestion peut parfois tourner au cauchemar :

  • Crouler sous les demandes 
  • Avoir du mal à facturer rapidement la clientèle
  • Subir les retards de paiement
  • Perdre du temps

En résumé, la gestion de la facturation peut facilement causer des difficultés aux dirigeants d’entreprises et interférer dans la stratégie de développement

C’est pour cette raison qu’il faut optimiser l’envoi des factures de ventes.

La facturation dans une entreprise

Une grande partie des entreprises s’attardent et finissent par se perdre dans de longs et divers procédés de facturation. En effet, celle-ci est une étape importante, pour ne pas dire cruciale, de l’activité journalière d’une entreprise ; et ce, peu importe que le domaine de l’entreprise (vente ou service). 

Les points immanquables et communs à toutes, restent la facturation du client (factures de ventes) et la facturation des matières nécessaires à la conception du produit ou à la divulgation du service (les factures d’achat).

Facture de vente 

Facture d’achat

  • Local d’entreprise (autre hébergement, …)
  • Site internet (frais de communication, …)
  • Matériel (fournisseurs, …)

Le dynamisme de la rentabilité d’une entreprise est généralement enrayé par son manque de temps. Les entreprises ne l’optimisent pas ou le font plutôt mal…Il leur faut donc des moyens de facturations rapides et efficaces qui contribuent à leur avancée. Des factures envoyées en quelques clics, tout en étant classées, numérisées et stockées légalement. Voici le rôle du logiciel de facturation !

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation sert à gérer de façon simple et transparente, l’ensemble de ses documents de vente. Les entreprises n’ont pas de contrainte légale qui les obligent à en posséder un. Elles peuvent choisir librement de se munir d’un logiciel de facturation ou non. 

En revanche, l’utilisation de ce type de logiciel est, nous le verrons, indispensable à la santé de l’entreprise. Selon le logiciel, l’aide de cet outil peut s’accompagner de différentes fonctionnalités ou d’une seule. En être équipé facilite l’édition, mais aussi l’envoi des factures. 

À travers le logiciel choisi, tout l’aspect “facturation” de l’entreprise peut donc être pris en charge ; mais ensuite ?

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Les moyens de facturation

Par rapport à leur activité, les besoins des entreprises ne sont pas les mêmes. En conséquence, certaines auront, par exemple, un besoin important en raison du traitement volumineux de leurs facturations.

Toutefois, puisque les entreprises doivent facturer leurs échanges commerciaux (ventes et prestations), une question subsiste : comment traiter toutes ces factures de façon optimale ?

  1. Établir une facturation papier

Ici, les factures sont uniquement au format papier L’inconvénient est le risque d’erreur (oubli, doublon …) ou de perte.

Une numération des factures
Des mentions obligatoires
Un exemplaire original de la facture pour le récepteur 
Une copie de la facture destinée à la comptabilité de l’émetteur
Contenu d’une facture papier
  1. Utiliser une solution logicielle 

Cette option n’a quant à elle que des avantages !

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L’automatisation de la facturation

Concernant l’usage d’un logiciel de facturation, les factures seront réalisées à l’aide d’un système dédié qui devra remplir plusieurs critères : 

Être certifié ☑️ 

Respecter l’inaltérabilité des factures ☑️

Être sécurisé ☑️

Être en mesure de conserver les factures ☑️

Pouvoir exécuter les conditions d’archivage fixé par l’Administration ☑️

Facture digitale, comment ça marche ? 

Petite TPE familiale ou grande multinationale… L’utilisation d’un outil de facturation favorise l’accélération de votre affaire, sécurise les procédés et simplifie vos échanges. Cet outil regroupe toutes les informations requises dans une vente comme les moyens de contact, les délais des livrables, les réductions appliquées, ainsi que d’autres obligations légales relatives au paiement, à la garantie, et aux conditions spécifiques de vente. 

3 réflexions pour votre bénéfice

À travers ces points, posez-vous les bonnes questions avant d’arrêter votre choix.

1. Quels apports recherchez-vous ?

  • Flexibilité d’organisation : rapidité, volume de prise en charge, réduction des erreurs, facturation et archivage légal, …
  • Flexibilité de mouvement : centralisé les données sur un seul espace, facturer depuis n’importe où, un accès au logiciel en collaboration simultanée…
  • Recherche d’un logiciel selon le besoin de votre structure : il assurera des fonctions basiques ou plus développés (gestion de la comptabilité, gestion des factures et des devis, gestion des finances, analyse et suivi, …).
  • Réduction des coûts d’entreprise liés à la facturation
  • Automatisation : envoi et saisie grâce au machine learning

2. Quel est le mécanisme de l’outil ?

  • Soit tous les procédés sont à faire manuellement (nécessite votre intervention). Dans ce cas, vous devrez procéder à des exports manuels de vos facturations vers votre logiciel de comptabilité.
  • Soit votre logiciel de facturation contient des modules complémentaires totalement automatisés (transformation des facturations en écriture comptable, import des facturations dans la comptabilité d’entreprise, etc.). Ceux-ci vous permettront de ne plus faire grand-chose, excepté à travers un simple rôle de vérification

3. L’interface en globalité ?

  • Qu’en est-il de la personnalisation des factures (ajout du logo ou d’une police d’écriture spécifique, …), est-ce une interface flexible, adapté à tous les écrans, sans bug, simple d’utilisation, ou intuitive ? Pour votre confort, le logiciel choisi doit être facile à prendre en main. Bénéficie-t-il d’un essai gratuit afin de vous laisser vous forger votre propre opinion avant le choix final ?
  • L’outil de facturation doit absolument vous simplifier la vie ! En effet, il ne sera pas avantageux pour vous si l’interface est complexe et vous rend la tâche difficile. Ces quelques détails améliorent votre expérience et rendent votre travail plus agréable.
  • Aussi, il est bon de savoir si vous disposez d’une flexibilité d’opération avec ce logiciel ? C’est-à-dire si la société détentrice de la solution en est son propre éditeur ou si celle-ci n’en est pas réellement propriétaire et doit passer par un intermédiaire en cas de soucis majeurs. Ce qui, évidemment, prendra plus de temps dans la résolution de vos difficultés

Ce que Activ’HA pense de la suite iPaidThat

“ iPaidThat évolue rapidement (…) ; cette mise à jour est impressionnante. C’est un logiciel à suivre qu’on recommande déjà dès que le volume de facture est important. ” 

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