La conservation des justificatifs comptables constitue une obligation légale pour toute entreprise française. Vous devez tenir compte de cette contrainte au moment d’organiser la partie administrative de votre activité. Gardez à l’esprit qu’une bonne gestion de votre exploitation représente votre force sur le long terme. Vous maîtrisez les affaires en cours et possédez une trace des événements passés pour mieux anticiper les projets à venir.
Quelles sont les principales informations à connaître pour conserver ses documents comptables ? Découvrez les points essentiels sur le sujet.
Les documents comptables à conserver
Les entreprises gèrent de nombreux types de documents : commerciaux et civils, fiscaux ou sociaux, etc. Parmi eux, les documents comptables forment une catégorie à part entière et représentent un volume important. Ils regroupent :
- les pièces justificatives ;
- les livres comptables ;
- les comptes annuels.
Les pièces justificatives
Factures clients et fournisseurs, relevés bancaires, bulletins de paie, déclarations fiscales et sociales, bordereaux de remises de chèque…, tout document qui entraîne l’enregistrement d’une écriture en comptabilité doit être conservée. Ces pièces comptables établissent la preuve de l’opération.
Les livres comptables
L’article R123-173 du Code de commerce impose à tout commerçant de tenir un livre-journal et un grand-livre. Le livre-journal enregistre l’ensemble de vos mouvements comptables, dans l’ordre chronologique, sur la durée de votre exercice. Le grand-livre reprend ces mêmes opérations, mais les organise par compte comptable.
Ces livres comptables ne tolèrent ni rature, ni altération ou espace vide. Pour en savoir plus, lisez notre article consacré à ce sujet.
Les comptes annuels
Il existe 3 documents de synthèse obligatoires, aussi appelés comptes annuels :
- le bilan, qui apporte une vision du patrimoine avec les actifs et passifs de l’entreprise ;
- le compte de résultat, qui détaille les charges et produits de l’activité et calcule le bénéfice ou la perte dégagée par la société ;
- l’annexe comptable, qui contient certains documents relatifs à l’exploitation durant l’exercice écoulé.
Les délais de conservation des documents comptables
Le délai légal de conservation des documents comptables est régi par deux textes différents : le Code de commerce et le Livre des procédures fiscales. Le non-respect de la loi expose les entreprises à des sanctions financières susceptibles de compromettre leur trésorerie, et plus globalement, leur activité.
Durée de conservation des documents comptables
Pour les entreprises qui relèvent du Code de commerce, l’article L123-22 oblige à conserver les documents comptables pendant 10 ans. Ce délai débute à compter de la date de clôture de l’exercice en cours.
Pour les autres structures, dont le statut juridique diffère (artisans, professions libérales, etc.), la durée légale de sauvegarde des justificatifs est rapportée à 6 ans. Il s’agit d’une contrainte fiscale instituée par l’article L102 B du Livre des procédures fiscales.
Les risques de sanctions pour les entreprises
Aucune loi ne sanctionne l’absence de conservation des documents comptables au sens strict. Toutefois, en matière fiscale, le défaut de communication d’un justificatif, dans le cadre d’un contrôle effectué par l’administration, est passible de 10 000 € d’amende, pour chaque demande restée sans réponse.
Pour être en mesure de transmettre les documents, il est donc essentiel de les conserver dans de bonnes conditions. Le montant de l’amende représente un risque considérable pour la trésorerie de l’entreprise, en particulier pour les petites et moyennes structures.
Conserver ses documents comptables : pourquoi est-ce important ?
Ainsi, conserver ses documents comptables découle avant tout d’une obligation légale. Les livres, registres comptables et pièces justificatives sont à garder afin de pouvoir expliquer les mouvements enregistrés en comptabilité.
Cette nécessité d’apporter la preuve de la réalité des opérations financières se vérifie à différentes reprises.
- Lors d’un contrôle fiscal, l’administration, après ses premières investigations, peut exiger d’inspecter le document correspondant au mouvement sélectionné.
- Dans le cadre d’une action en justice, les documents comptables vous aident à prouver, par exemple, qu’une dette a bien fait l’objet d’un paiement. C’est un moyen de préserver vos droits.
- Au moment de vos échanges avec votre expert-comptable, la sauvegarde des justificatifs vous permet de répondre à ses interrogations et de lui communiquer les éléments dont il a besoin pour poursuivre sa mission.
Le format à privilégier pour conserver ses documents comptables
La durée de conservation des documents comptables de 6 ou 10 ans est relativement longue. Le dirigeant doit donc s’interroger sur le format le plus adapté à la gestion administrative de son entreprise.
Conserver ses documents comptables en version papier implique de disposer d’un espace de stockage physique suffisant et d’imprimer chaque justificatif reçu par voie électronique. Il faut également s’assurer de la fiabilité des données. Après quelques années, l’impression sur papier doit rester lisible.
Si vous souhaitez en apprendre plus sur la réglementation comptable et être conseillé, DA Expertise sera à votre écoute.
Face à ces inconvénients, les entreprises peuvent opter pour la dématérialisation de leur comptabilité. Sauvegarder ses documents au format numérique (donc virtuel) résout les problèmes de place et s’accorde avec les évolutions à venir en matière de facture électronique. Il est peut-être temps pour vous d’y songer.
