Définition, enjeux et méthodes du classement des pièces comptables

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Factures, quittances, bordereaux… tous ces documents constituent des justificatifs. Les pièces comptables prouvent l’existence des opérations financières qui affectent les comptes de votre entreprise. Utiles lors de la saisie de vos écritures en comptabilité, elles doivent être conservées pour se conformer aux lois en vigueur.

Comme vous devez le savoir, l’ordre est la clé d’une gestion administrative réussie. L’entrepreneur est rapidement confronté aux problèmes organisationnels lorsqu’il n’est pas rigoureusement organisé. Le classement des pièces comptables est donc un enjeu pour l’entreprise. Pour quelles raisons ? Comment doit-il être réalisé ? Nous vous livrons un examen détaillé des questions relatives à la classification des justificatifs comptables.

Qu’est-ce que le classement des pièces comptables ? Définition

Le classement des pièces comptables dépasse le simple fait de garder un document dans une pochette. Pour les entreprises qui tiennent leur comptabilité, c’est une succession d’actions concrètes qui commence dès de la réception d’un justificatif et qui se termine par son archivage sécurisé.

En effet, une fois avoir identifié les modes de collecte, il faut rassembler les documents afin de pouvoir les traiter ; c’est-à-dire les enregistrer dans vos comptes. La saisie des écritures comptables s’effectue dans l’ordre chronologique des événements et les méthodes de classement suivent généralement cette même logique.

Lors de l’enregistrement, vous associez votre écriture et votre justificatif à l’aide d’un système de numérotation propre à chaque entreprise. Vous référencez ainsi votre pièce en fonction de sa date, de sa nature (achat, vente, banque, etc.) et de son moyen de paiement (chèque, espèces, virement…). Vous y apposez un code spécifique et unique composé de lettres et de chiffres.

Puis, vous la classifiez selon une méthode préétablie et inscrite dans les procédures de votre entreprise. Le but de ce système est de faciliter la recherche du justificatif en cas de demande de précision de la part de votre expert-comptable ou de contrôle par l’administration fiscale.

Les objectifs de cette démarche sont la conservation et l’archivage réussis de votre comptabilité. Préserver ses justificatifs dans de bonnes conditions est une obligation légale. Le classement des pièces comptables permet de se conformer à la réglementation en vigueur.

Pourquoi classer ses documents comptables ? Les enjeux pour l’entreprise

La gestion administrative représente un enjeu majeur pour les entrepreneurs. Une organisation efficace évite certains risques financiers susceptibles de mettre en difficulté l’entreprise. 

Prenons l’exemple des délais de paiement. Si vous ne payez pas vos factures fournisseurs dans les temps ou que vous ne faites pas respecter vos échéances de règlement à vos clients, alors votre trésorerie peut rapidement devenir déséquilibrée. Vous créez ainsi une potentielle défaillance de votre activité. À l’inverse, un classement minutieux et un calendrier de paiement précis vous assurent stabilité et productivité. Pour cela, il faut aussi que cette organisation minutieuse soit exécutable. Si vous êtes souvent pris par le temps, la solution d’un logiciel de pré-comptabilité qui se charge de votre collecte, classement et archivage comptable peut être intéressante.

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L’utilité d’un classement méthodique pour l’entrepreneur

Le classement des pièces comptables offre une solution pour gérer cet afflux de documents que vous recevez quotidiennement. Courriers, e-mails, espaces clients… plus votre entreprise a une taille importante et plus le volume de justificatifs à traiter augmente.

Adopter un système rigoureux dès le début de votre exploitation vous permet de gagner du temps par la suite, à chaque étape. Vous pouvez alors consacrer pleinement votre énergie à votre activité et faire progresser votre chiffre d’affaires.

Sans une prise en charge des documents dès leur réception, ils s’accumulent. Vous risquez d’en oublier certains, de les perdre ou d’effectuer des erreurs, notamment lors de la saisie des écritures comptables.

Enfin, une bonne méthode de classement des pièces comptables doit simplifier et accélérer la recherche lorsque votre comptable ou votre contrôleur fiscal vous demandent des explications. Au format papier ou numérique, vous devez être en mesure de transmettre vos données dans les délais impartis pour éviter d’éventuelles pénalités.

Obligation légale de conservation

L’article L123-22 du Code de commerce énonce l’obligation suivante : « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans », dès la clôture de l’exercice en cours. 

En résumé, vous devez garder tous les documents qui justifient les écritures enregistrées en comptabilité : les bons de commande, les factures, les relevés bancaires, les déclarations fiscales, etc.

Si vous ne conservez pas ces pièces comptables et que vous n’êtes pas capable de les montrer lors d’un contrôle, vous vous exposez à des sanctions. L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € pour cette cause. On comprend là tout l’intérêt d’un classement pertinent ! 

De même, en cas de litige avec un client, un fournisseur, un salarié ou tout autre organisme, il est essentiel de pouvoir produire des preuves tangibles et fiables pour préparer sa défense.

Quelles sont les pièces comptables à classer ?

Vos pièces comptables justifient l’ensemble des opérations inscrites en comptabilité. Lorsque vous triez vos documents, posez-vous cette question : est-ce que ce document impacte les comptes comptables ?

Une facture fournisseur, par exemple, fait l’objet d’une saisie dans les comptes de fournisseurs, de charges et de banque, voire de TVA. En revanche, un courrier vous informant des dates de congés ne représente aucun intérêt comptable.

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 » Nous avons créé iPaidThat car nous avons nous-même eu des problèmes de gestion comptable lorsque l’on a monté une première boîte. Dans cette boîte, on arrivait à la fin de l’année, pensant avoir tout bien fait, jusqu’à ce que le comptable nous fournisse ce que l’on appelle le compte d’attente. Il s’agit en fait de la liste de toutes les transactions qui n’ont pas de factures. C’est de là que l’on a commencé à me demander : Comment est-ce possible que l’on en ait autant ? À ce moment précis, nous avons littéralement passé des heures et des heures à tout récupérer… Une perte de temps qui aurait pu être valorisée ailleurs. Ce problème nous a donné l’idée : créer un outil tout-en-un pour faciliter l’ensemble du processus de gestion pré-comptable et automatiquement lier les paiements aux factures afin de détecter chaque impayé : i-Paid-That «  – Sébastien Claeys – CEO iPaidThat

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Exemples de justificatifs comptables à ordonner

Pour vous aider à identifier les pièces comptables à classer, voici une liste des principaux documents que vous pouvez rencontrer : 

  • les bons de commande, de livraison et les devis ; 
  • les factures d’achats et de ventes ;
  • les avoirs fournisseurs ou clients ; 
  • les tickets de carte bancaire ou les reçus ;
  • les bordereaux de remise de chèque, de dépôt d’espèces, de virement ;
  • les quittances de loyer, d’énergie (gaz, électricité, eau), de communication (téléphone, Internet) ;
  • le bulletin de paie, les bordereaux de cotisations sociales et les déclarations annuelles ;
  • les déclarations de TVA et fiscales (CFE, IS…) et les avis correspondants.

Les modes de réception des pièces comptables

Vos justificatifs vous parviennent essentiellement de 4 façons différentes :

  • en main propre lors d’un passage en caisse ;
  • par courrier ;
  • par e-mail ;
  • sur vos espaces clients des sites internet.

Depuis 2020, la loi généralise la facturation électronique pour les entreprises sous certaines conditions et notamment dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. La dématérialisation progressive des documents administratifs augmente le volume de pièces comptables reçues par courriel. Face à ce phénomène, les logiciels de collecte des factures répondent à un besoin grandissant d’automatisation des processus. Un simple paramétrage par mots-clés permet de récupérer quotidiennement vos fichiers par synchronisation comme le propose iPaidThat

Par ailleurs, certains achats en ligne ou services ne font pas l’objet d’envoi de factures. Vous devez vous connecter à votre espace client pour retrouver votre pièce comptable. C’est le cas de votre facture de portable. Un mail vous informe de sa mise à disposition sur votre espace. iPaidThat propose également une solution puisque le logiciel peut se connecter directement aux sites internet et collecter les factures.

Quelles sont les entreprises concernées par le classement des documents comptables ?

Selon les obligations comptables auxquelles sont soumises les entreprises, le besoin de classement des pièces comptables est plus ou moins important.

Les microentreprises : des obligations limitées

Le statut de microentreprise est réservé aux entreprises ne dépassant pas certains seuils de chiffre d’affaires établis par l’article 50-0 du Code général des impôts :

  • 176 200 €, pour les activités de vente de marchandises, de vente à consommer sur place ou à emporter et d’hébergement ;
  • 72 600 €, pour les prestations de services.

L’entrepreneur est dispensé de tenue de comptabilité. Il doit néanmoins pouvoir produire un livre des recettes et, pour les commerçants, un registre des achats. Les exigences de classement sont aussi moins importantes et se limitent à la facturation client (bons de commande, devis, avoirs, factures) et aux justificatifs d’achats le cas échéant.

Les entreprises soumises à une comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer uniquement les encaissements et les décaissements. Les entreprises concernées sont : 

  • celles relevant de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), placées sous le régime réel simplifié d’imposition ;
  • celles relevant de la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) et de la déclaration contrôlée.

Les écritures comptables enregistrent les flux de trésorerie. L’entrepreneur peut choisir de classer ses pièces comptables chronologiquement et de les associer chaque mois au relevé bancaire correspondant.

 Les entreprises soumises à une comptabilité d’engagement

Les entreprises qui n’entrent pas dans le champ d’application des régimes précédents doivent tenir une comptabilité d’engagement

Elles enregistrent donc les créances et les dettes, puis les mouvements financiers s’y rapportant. Le classement se complexifie puisqu’un même document comme une facture client justifie le constat de la créance dans un premier temps, puis du règlement au moment de l’échéance.

Les pièces comptables s’organisent alors par nature (achats, ventes, banque…), par ordre alphabétique, par date ou encore en associant plusieurs procédés.

Comment classer les pièces comptables ?

Avant de mettre en place un système de classement des documents comptables, vous devez déterminer : 

  • une méthode de numérotation fiable et pérenne ;
  • le format de conservation de vos justificatifs, papier ou numérique.

Numéroter ses documents comptables

La numérotation des factures clients constitue une obligation légale. L’article 242 nonies A de l’annexe au Code général des impôts exige la présence d’un « numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue » sur les pages de vos factures.

Ce code est habituellement généré par votre logiciel de facturation. Vous pouvez l’utiliser également lors de la saisie des écritures comptables de votre journal de ventes. L’avantage d’iPaidThat est que nous vous proposons d’éditer vos factures puis d’exporter votre journal de ventes afin de l’envoyer à votre expert-comptable.

Pour vos autres justificatifs, l’apposition d’un numéro permet de lier l’écriture à la pièce comptable afin de faciliter la recherche. Ce code répond à un besoin de traçabilité et simplifie aussi le classement.

Il peut comporter une référence au journal impacté (VT pour ventes, BQ pour la banque, etc.) et un numéro qui indique sa position de saisie. Vous pouvez ainsi répertorier la pièce BQ035 dans un classeur dédié à la banque entre BQ034 et BQ036.

Pour en savoir plus, découvrez notre article : Numéroter ses pièces comptables : mode d’emploi.

Classer ses justificatifs au format papier

Quand une entreprise s’engage à classer ses pièces comptables au format papier, elle opte pour un système fiable, mais qui nécessite un espace adapté. En effet, l’obligation de conserver les justificatifs pour une durée de 10 ans implique de disposer d’une surface de stockage suffisante, voire à l’abri de l’humidité.

Elle doit aussi imprimer les pièces reçues par voie électronique. Pour les entrepreneurs soucieux de réduire leur empreinte sur l’environnement, cette solution s’avère peu écologique. 

Pour réussir votre organisation, vous devez ranger vos documents à l’aide de classeurs, intercalaires, étiquettes ou pochettes. Puis, vous les entreposez dans des armoires ou sur des étagères prévues à cet effet.

Répertorier ses pièces comptables au format électronique  

La numérisation des justificatifs résout les problématiques liées à l’espace de stockage. Les logiciels Saas, comme iPaidThat, proposent de collecter automatiquement vos factures fournisseurs dans vos boîtes mail ou sur les espaces clients des sites internet. Pour vos documents papier, l’application mobile les scanne et les enregistre dans votre interface utilisateur.

Cette solution est sécurisée, pérenne et garantit la traçabilité des données conformément aux obligations légales. 

Les méthodes de classement des justificatifs

Le livre-journal est un document obligatoire qui nécessite de saisir les opérations en comptabilité dans l’ordre de leur survenance. Par conséquent, le classement chronologique des pièces comptables est une logique qui s’impose naturellement.

Lorsque l’activité prend de l’ampleur, le nombre de justificatifs croît proportionnellement. La gestion administrative doit s’adapter et cette méthode d’organisation chronologique est plus efficace si on l’associe à un autre type de classement.

L’ordre alphabétique convient particulièrement aux factures fournisseurs. Pour les autres documents, une répartition par nature est appropriée. Si vous tenez des livres journaux auxiliaires, vous pouvez classifier vos pièces par livre : achats, ventes, banque, caisse, opérations diverses.

Le classement des pièces comptables est une étape clé de la gestion administrative. Il conditionne le respect des obligations légales de conservation des documents. Une entreprise bien organisée évite donc toute forme de pénalités (pour retard de paiement, pour non-présentation de documents, etc.) et sécurise sa situation financière.

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