Tenir sa comptabilité exige de s’approprier les règles imposées à chaque entreprise et d’utiliser un outil professionnel qui respecte les normes comptables. Parfois, c’est aussi choisir un logiciel de compta qui apporte plus de fonctionnalités que la simple saisie des écritures. Afin de mettre en place un logiciel de gestion comptable, prenez le temps de découvrir dans cet article ce que font ce type d’applications informatiques et si elles correspondent bien à vos besoins.
Quel logiciel de gestion comptable choisir pour quelle entreprise ?
Il existe des études régulières sur les meilleurs logiciels de comptabilité du marché. Toutefois, avant de consulter les plus connus, veillez à bien analyser les différents besoins de votre entreprise. Ceux-ci doivent d’abord et avant tout diriger votre choix d’outil comptable.
Comprendre les obligations selon le statut juridique et fiscal
Il est important de choisir un logiciel de compta qui répond aux normes tant en matière de comptabilité que de fiscalité. Or, selon la taille de l’entreprise, votre statut juridique ou fiscal, les obligations diffèrent. Que vous soyez micro-entrepreneur, en SARL ou EURL, en SAS ou SASU, commerçant, artisan ou profession libérale, référez-vous aux textes.
Définir les objectifs selon le type d’utilisation comptable et le contexte
Vous recourez à un expert-comptable pour établir les comptes annuels, voire les déclarations de TVA mensuelles ? Faites de même pour le choix de votre logiciel de facturation et de comptabilité. Il saura vous conseiller et veillera sur votre compatibilité avec ses propres outils. Il vous reste encore à faire : étudiez l’environnement informatique global du logiciel envisagé. Votre logiciel de facturation actuel doit pouvoir échanger avec celui en charge de la comptabilité. Cela vous évitera la saisie longue et répétitive des factures. L’une des autres possibilités consiste à opter pour un outil présentant ses deux fonctionnalités : facturation et comptabilité. Ce sera ainsi un gain de temps remarquable dans votre gestion.
Les pièges à éviter pour avoir un bon logiciel de comptabilité
Si vous recherchez de l’information sur le Web, ne vous fiez pas aux articles qui vantent la tenue de la comptabilité sur Excel ou avec un logiciel gratuit. Tenir les comptes d’une entreprise ne se compare pas avec le suivi de la trésorerie que vous auriez pu réaliser si vous étiez un particulier.
Pourquoi écarter un logiciel de comptabilité gratuit ?
La comptabilité comme la fiscalité suivent des règles qui évoluent régulièrement. En utilisant un logiciel agréé par l’administration fiscale, vous bénéficiez de mises à jour régulières par l’éditeur. Il vous garantit une tenue comptable en bonne et due forme, ce qui n’est pas le cas d’un logiciel de comptabilité gratuit.
Faire de la comptabilité sur Excel : une fausse bonne idée
Le logiciel Excel reste un tableur. Organiser ainsi sa comptabilité présente le risque de ne pas respecter les normes légales. En cas de contrôle fiscal, vous risquez un rejet de votre comptabilité. La gestion comptable avec un logiciel professionnel comporte de nombreux contrôles intégrés qui vous évitent d’effectuer ces erreurs.
Les fonctionnalités utiles pour un logiciel de comptabilité
Voici les principales fonctions que vous devez étudier lors de la recherche d’un logiciel compta, en fonction de vos besoins préalablement identifiés.
Pilotage des comptes auxiliaires : lettrage, balances âgées, relances
Les logiciels de comptabilité doivent permettre la gestion des comptes clients avec des fonctionnalités classiques comme le lettrage manuel ou automatique selon des critères à déterminer. Ils proposent des éditions des écritures non lettrées ainsi que des balances âgées afin de suivre l’ancienneté des créances. Parfois, ils comportent des états pré-paramétrés pour réaliser les relances clients. Il en va de même pour les comptes fournisseurs.
Intégration des données de banque
Souvent, le logiciel de compta propose désormais la récupération automatique des écritures de banque avec une intégration directe dans la comptabilité. Pour la TPE comme la PME, c’est un gain de temps appréciable, ainsi qu’une solution pratique pour le suivi de la trésorerie ou le rapprochement bancaire.
Tableau de bord intégré au logiciel de compta
Regardez aussi si le logiciel de comptabilité propose des indicateurs et un reporting intégrés. Ce type de solution évite de devoir construire le tableau de bord sur tableur et de ressaisir les données issues de la comptabilité.
Déclaration de TVA
Les fonctionnalités relatives à la TVA sont importantes pour le choix d’un logiciel de gestion comptable. Selon les cas rencontrés par votre entreprise, le détail du paramétrage est à examiner :
- TVA sur les encaissements pour les prestations de services sauf en cas d’option sur les débits ;
- déductibilité de la TVA sur les achats fournisseurs, notamment pour les prestations de services ;
- gestion correcte de la TVA intracommunautaire ;
- lettrage des comptes de TVA et préparation de la déclaration.
Facturation client
Un module de gestion des devis, commandes et factures existe parfois dans un logiciel de comptabilité. Cette fonctionnalité bien pratique évite de devoir intégrer les écritures en compta par fichier ou manuellement.
Comptabilité analytique
Souciez-vous de l’existence d’un plan comptable analytique si vous souhaitez suivre l’activité en détail grâce à des centres de coûts et de profits. Ces fonctionnalités doivent conduire à une égalité parfaite entre la comptabilité générale et analytique de l’entreprise.
Modalités de sauvegarde et comptabilité en ligne
Les entreprises disposent aujourd’hui de logiciels comptables souvent accessibles en ligne et avec des données hébergées sur le Cloud. C’est l’assurance d’une sauvegarde régulière et sécurisée de l’information, sans aucune intervention des utilisateurs.
Choisir un logiciel de compta, c’est identifier exactement les fonctionnalités dont l’entreprise a réellement besoin. Même si ce type d’outil présente un certain prix, c’est une solution bien plus sécurisée pour votre comptabilité professionnelle que des suivis gratuits ou sur tableur Excel. Vous souhaitez approfondir ce sujet ? Découvrez cet article en complément.
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