En tant que responsable des finances de votre entreprise, le suivi et la gestion de trésorerie est l’un des grands piliers à analyser pour suivre la santé de l’organisation.
Dans cet article, nous reviendrons sur quelques bases de la gestion de trésorerie, sur pourquoi elle doit être une priorité quelque soit votre activité. Ainsi que sur des solutions pour la simplifier et l’automatiser avec Tréso par exemple.
Qu’est-ce que la trésorerie d’une entreprise ?
Toutes les structures n’ont pas la chance d’avoir un responsable de la trésorerie ou un CFO (Chief Financial Officer). La gestion financière et plus particulièrement le suivi de trésorerie représente alors une seconde activité pour de nombreux entrepreneurs.
N’étant pas leur cœur de métier, elle peut parfois être faite à contrecœur. La trésorerie est pourtant le pou d’une entreprise !
La finalité de la trésorerie
Elle consiste à réaliser un bilan financier détaillé qui permet d’avoir une connaissance éclairée et précise sur l’ensemble des encaissements et des décaissements d’une organisation. Elle offre aussi à une entreprise la possibilité de connaître les variations des flux monétaires sur plusieurs mois voire années pour prédire l’avenir.
Ainsi, en cas de difficultés, la gestion de trésorerie permet de prendre les décisions nécessaires pour remédier à une situation difficile.
D’autres bienfaits de la gestion de trésorerie
Au-delà de l’aide à la gestion des risques qu’apporte une fine analyse de sa trésorerie, elle contribue à d’autres bienfaits pour une entreprise :
- Mieux gérer ses liquidités;
- Établir un budget de trésorerie précis;
- Contrôler les entrées et sorties de vos fonds;
- Améliorer et sécuriser la rentabilité de son entreprise;
- Partager simplement et efficacement des données financières à son équipe;
- Planifier ses paiements;
- Communiquer plus efficacement avec ses partenaires (banque, expert-comptable …);
- Obtenir plus rapidement et facilement des financements (prêt, levée de fonds …);
- etc …
Autant d’avantages qu’un responsable de la trésorerie peut retirer d’une bonne analyse des flux monétaires de son entreprise. De plus, elle vous donne toutes les informations qui vous incombent au moment de faire vos paiements.
Pourquoi la trésorerie doit-elle être une priorité pour votre entreprise ?
Un constat simple
Les activités d’une société dépendent étroitement de sa trésorerie. C’est pourquoi les fonds monétaires d’une entreprise doivent être suffisants pour gérer les activités de décaissements et d’encaissements.
Une entreprise qui ne possède pas les fonds monétaires suffisants ne peut pas fonctionner et de ce fait écouler ses stocks ou bien acheter les biens matériels dont elle a besoin.
La trésorerie contrôle également les dépenses d’une entreprise. Il est donc nécessaire de s’assurer que l’entreprise est prête à effectuer les paiements.
Une bonne gestion de la trésorerie assure le développement et la pérennité d’une entreprise en donnant une vision globale. Autant d’éléments qui la rendent indispensable à votre réussite !
Une source de croissance pour votre entreprise !
La trésorerie n’est pas qu’un aperçu figé des finances d’une organisation, elle permet de mieux piloter l’avenir de votre entreprise et contribuer à sa croissance.
Mieux connaître ses finances, c’est mieux gérer ses investissements
Comme évoqué un peu plus tôt, la gestion des finances d’une entreprise est souvent une activité dans votre activité. Il est alors facile de ne pas particulièrement s’attarder sur les éléments liés à la trésorerie de son entreprise.
Pourtant, mieux connaître ses finances, c’est mieux gérer ses investissements. En effet, une trésorerie bien gérée vous permet de savoir à quelle hauteur vous pouvez investir pour votre entreprise tout en connaissant les risques que cela peut engendrer. Son BFR, ses encaissements, ses décaissements, ses stocks, les impayés, ses échéances … sont des indicateurs précieux pour la croissance de votre entreprise.
Dans la réussite d’une entreprise, vous êtes parfois amené à effectuer des emprunts ou des crédits auprès de votre banque. Si vous vous présentez devant vos partenaires financiers avec un reporting clair et l’ensemble de vos indicateurs financiers bien définis.
Il est certain que la communication et la confiance avec vos partenaires ne sera que meilleure. Vous obtiendrez plus facilement des emprunts avec des montants et des taux plus intéressants.
Réduire ses coûts
Le suivi de votre trésorerie par mois ou par trimestre (voir quotidiennement pour les grandes entreprises) permet d’observer tous les pôles de dépenses.
Et comme dans nos vies privées, certaines dépenses sont superflues. En particuliers pour certains services avec des facturations mensuelles.
Avoir une vision claire permet alors de réduire certaines dépenses superflues ou peu judicieuses pour votre entreprise et ainsi investir plus pour d’autres secteurs.
Optimiser ses stocks
En fonction de la typologie et du secteur d’activité d’une entreprise les stocks et variations des stocks sont plus ou moins essentiels.
Les stocks sont calculés en fonction de l’offre et de la demande ainsi que sur l’expérience de votre entreprise. Une gestion de trésorerie vous permet de confirmer votre expérience sur les stocks de manière numérique.
Des stocks mal dimensionnés représentent une perte pour l’entreprise. Le suivi de trésorerie dans le temps vous permet de drastiquement diminuer cette perte et donc favoriser vos bénéfices et rendements.
Mieux connaître le fonctionnement de son entreprise
Plus globalement la trésorerie et sa gestion permettent de mieux appréhender sa société et d’en connaître toutes les subtilités. Vous avez alors de nouvelles données pour votre entreprise pour améliorer l’ensemble de vos processus.
Des données internes, mais aussi sur vos fournisseurs avec le délai de paiement moyen, les montants totaux que vous avez payés sur une longue durée … Les informations et données sur son entreprise et ses clients sont aujourd’hui un facteur de réussite majeur.
Éviter la faillite avec une meilleure gestion de trésorerie
Malheureusement, de nombreux dirigeants d’entreprises ne prennent pas le temps d’analyser de près leur trésorerie.
Ils ne prennent pas en considération les signes avant-coureurs des difficultés d’une entreprise que l’on peut détecter avec sa trésorerie. Il est important de suivre la progression de votre entreprise, car une mauvaise gestion des fonds peut avoir des conséquences irréversibles pour votre entreprise.
Un flux monétaire insuffisant peut causer la faillite de plusieurs entreprises, et cela, seulement après les premiers mois de sa création. C’est d’ailleurs l’une des causes les plus courantes de fermetures dans les premières années de sa création.
Vous devez identifier la nature des besoins de votre entreprise sur le plan matériel, financier et humain.
- Avez-vous besoin de contracter un crédit bancaire ?
- De combien de matériaux avez-vous besoin ?
- Êtes-vous capable de rembourser vos dettes rapidement ou avez-vous besoin de plus de temps ?
- Avez-vous évalué la performance de vos équipes ?
- Avez-vous sous-estimé votre besoin en fond de roulement ?
- Confondez-vous rentabilité et chiffre d’affaires ?
- …
Autant de questions que la gestion de trésorerie vous permet de répondre.
Vous devez savoir si votre entreprise pourra remplir ses obligations financières dans le futur. Prenez le temps de réfléchir à tous ces aspects et prenez les bonnes décisions pour l’avenir de votre entreprise.
Ce temps consacré à la gestion de votre entreprise pourra vous semblez peu productif. Pourtant, il vous évitera bien souvent de ne pas voir une faillite ou des problèmes de paiements survenir.
Problèmes de trésorerie, comment les régler ?
Selon des statistiques , une entreprise sur deux ne dure pas plus de cinq ans (50% des entreprises créées disparaissent avant d’atteindre leur sixième année d’existence). Plus de la moitié d’entre elles ferment à cause de problèmes inhérents à l’entreprise.
Les faiblesses dans le domaine de la gestion sont récurrentes, notamment l’incapacité à combler le manque de personnels, les fonds qui manquent. Votre entreprise fait des profits, mais les fonds monétaires sont-ils toujours insuffisants ?
- Calculez le temps dont vous aurez besoin pour régler le problème de recouvrement de vos ventes.
- Ne prenez pas seulement en considération les entrées d’argent ou les gains obtenus, mais aussi les excédents ou les produits non vendus, les projets en cours de réalisation. Cela vous donnera une idée du temps que prendra votre entreprise pour écouler la production.
- Contrôlez régulièrement vos paiements, vos factures, vos caisses. Assurez-vous d’envoyer vos factures au moment voulu et informez vos créanciers dans le cas d’éventuels retards de paiement. Vous devez gérer efficacement tous les produits non vendus. Essayez de créer de nouveaux services en prenant en considération les besoins de votre entreprise.
- Faites des projections réalistes. Lorsque les entreprises font des projections, en particulier au cours des premiers mois de fonctionnement, elles mettent la barre trop haut.
- Calcul de la trésorerie
En général, la trésorerie est réalisée grâce à un calcul qui repose sur des informations concrètes, et plus précisément grâce avec un tableau :
La trésorerie dépend des critères suivants : les fonds sur vos comptes + les valeurs matérielles, c’est-à-dire les projets de placements de l’entreprise moins les concours bancaires, les prêts, les crédits.
La trésorerie dépend de facteurs internes et externes. Elle n’est pas constante. C’est pourquoi elle doit être surveillée de très près.
Pour connaître sa trésorerie sur une période par exemple pour connaître sa situation de trésorerie, il vous faudra faire la somme de l’ensemble des encaissements moins la somme des décaissements.
Vous pouvez appliquer un calcul plus précis pour obtenir votre trésorerie nette. Pour cela, vous devrez faire la différence entre votre “Fonds de roulement” et votre “Besoin en fonds de roulement” (plus d’informations dans cet article)
- Évaluer et prendre des décisions :
Pour ce qui est de la gestion de trésorerie, si vous rencontrez des problèmes vous aurez plusieurs solutions et décisions à prendre. Voici quelques exemples concrets :
La trésorerie est très étroitement liée à la banque et aux différentes actions financières que vous pouvez effectuer. Vous devrez alors savoir si vous allez demander un financement ou commencer à rembourser les emprunts et dettes.
Pour de nombreuses entreprises, le coût le plus important de la société est issu des salaires. Ainsi en cas de difficultés, vous aurez deux choix pour remonter la pente. Licencier certains postes de votre entreprise ou embaucher une nouvelle personne qui pourra vous aider sur le moyen/long terme à rééquilibrer vos finances.
Investir ou Vendre. Nombreuses sont les entreprises qui possèdent des biens matériels / immobiliers. En cas de problème de financement, vous pouvez alors penser à vendre certains de vos biens non essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise.
Vous pouvez aussi demander des facilités de paiements à vos fournisseurs notamment sur la partie délais de paiements. Dans la même veine et à l’inverse, vous pouvez voir pour réduire le délai de règlement de vos clients ou demander un acompte.
Comment gérer la trésorerie de votre entreprise ?
La gestion de trésorerie facilite le classement des factures ainsi que d’autres fichiers comptables. Elle fait un calcul rapide de tous les gains monétaires amassés durant les mois et les années passés.
En effet, il est possible qu’une entreprise gère mal ses fonds monétaires si ses ventes sont insuffisantes.
Un gestionnaire doit gérer les fonds de son entreprise régulièrement, c’est l’une des clés de réussite de la trésorerie. Cela permet de pallier le manque existant entre le niveau de décaissements et d’encaissements et donc de connaître sa situation journalière.
Pour vous accompagner, des solutions et des outils peuvent vous aider pour répondre à toutes les questions que nous avons pu voir dans cet article.
La gestion de trésorerie se réalise le plus couramment sous forme de tableau d’analyse. Voici quelques exemples de solutions pour vous !
Les outils et solutions pour la gestion de trésorerie
Les tableaux Excel ou Google Sheet
Pour les débuts d’une entreprise, les tableurs permettent de mettre de l’ordre et d’avoir une vision plus claire sur son projet. Les tableurs sont aussi utilisés par les entreprises présentes sur le marché depuis de nombreuses années.
En effet, il y a quelques décennies, les solutions pour gérer ses finances étaient moins nombreuses qu’actuellement. Les meilleures solutions étaient alors créées entièrement sur un tableau personnalisé pour l’entreprise.
Et il est complexe de faire changer des processus établis depuis longtemps au sein d’une entreprise.
Quels sont les avantages des tableaux Excel et Google Sheet pour la gestion de trésorerie :
- Des modèles déjà faits
Vous pourrez trouver très simplement sur internet des fichiers Excel ou Google Sheet qui vous proposent déjà un modèle de base pour gérer votre trésorerie. Pour les meilleurs modèles, vous aurez des formules et calculs avancés déjà générés.
- Un faible cout
Bien souvent, votre ordinateur est déjà équipé d’un tableur. Microsoft excel, Google sheet, Numbers, LibreOffice Calc … Autant de logiciels qui sont souvent déjà présents sur vos postes de travail et qui sont des outils multitâches.
- Des solutions que vous connaissez
Les logiciels tableurs ne sont pas uniquement des outils pour gérer la finance des entreprises. Vous les utilisez sûrement déjà pour d’autres domaines pour votre entreprise.
- Les calculs sont automatisées
Les tableurs vous permettent de saisir et créer des formules qui peuvent automatiser des calculs sur les valeurs que vous avez saisies dans votre tableau.
- Liberté de faire toutes les modifications que vous souhaitez pour améliorer les modèles déjà existants
Si vous aimez et avez l’habitude d’utiliser les tableurs, vous savez que vous pouvez tout créer et personnaliser comme vous le souhaitez. Toutefois, cela demande de trouver des solutions et de ne pas connaître la moindre erreur qui pourrait fausser vos données.
Quels sont les inconvénients des tableaux Excel et Google Sheet pour la gestion de trésorerie :
- Pas de synchronisation avec vos comptes bancaires
Pour ce qui de la gestion de trésorerie et de vos finances, vous serez quasiment obligé d’aller chercher et saisir toutes les données de votre banque sur votre tableur.
- Pas d’actualisation automatique
Cela rejoint le premier élément, la synchronisation des données et la mise à jour des données n’étant très souvent pas reliée à une solution et une base de données. Les données sont alors à trier et à remplir manuellement.
- Jamais personnalisé à la forme de votre entreprise
Les modèles disponibles en ligne sont créés de manière à s’adapter à tous les types de business. Ainsi, ces modèles ne sont que très peu adaptés à toutes les spécificités de votre entreprise. Vous devrez modifier le document et personnaliser les calculs des cellules. Ce qui n’est pas toujours évident, en particulier pour un document que vous n’avez pas créé de A à Z.
- Une interface et une lisibilité limitée
Les tableurs ne sont pas toujours les documents les plus simples à lire. D’autant plus quand le nombre de lignes et de colonnes se multiplient.
D’autres inconvénients :
- Pas d’innovation, c’est à vous de faire évoluer votre tableau;
- Pas de possibilité d’ajouter des pièces jointes;
- Difficile pour collaborer à plusieurs en particulier pour les fichiers Excel;
- Pas d’interactivité avec le business de votre entreprise;
- Pas ou peu sécurité sur le partage des documents;
- Fiabilité des calculs, un erreur de votre part et les tous les calculs seront faux;
- Les modèles ne sont pas toujours simple à prendre en main.
Les solutions SaaS comme Tréso by iPaidThat
Quels sont les avantages des solutions SaaS comme Tréso by iPaidThat pour la gestion de trésorerie :
- Une expérience et expertise métier
Les solutions SaaS ont l’avantage d’avoir plusieurs clients. Cela vous permet d’avoir une confiance dans la gestion des données et la qualité de la solution proposée. Plus globalement, une solution SAAS comme Tréso by iPaidThat vous permet une expérience et une expertise métier.
- A l’écoute du marché et des changements
Les solutions SaaS ont l’avantage et l’obligation de proposer un produit performant à leur client. Pour cela, elles doivent en continu écouter les besoins des clients, les évolutions du marché ainsi que des possibles changements institutionnels pour s’adapter.
- Synchronisation bancaire en temps réel
En acceptant la connexion avec vos comptes bancaires, ces solutions vous permettent de synchroniser et de récupérer les lignes d’écritures de l’ensemble des transactions bancaires que vous avez pu effectuer. Cela vous évite d’aller récupérer vos relevés et saisir manuellement toutes les lignes pour faire les calculs de trésorerie.
- Une lisibilité et visibilité simplifiée
L’un des atouts majeurs des solutions comme Tréso by iPaidThat est de vous donner un dashboard et des rapports très graphiques et simples à analyser au premier coup d’œil.
- Télécharger ou extraire les données simplement pour les partager
Tréso by iPaidThat vous permet aussi d’exporter dans différents formats, par exemple sous un format de tableur que vous pourrez envoyer à vos partenaires financiers. Si vous ne souhaitez pas donner accès à votre compte, c’est une solution idéale.
- Un support pour vous conseiller et vous accompagner
Les solutions SaaS disposent d’une équipe qui peut répondre à toutes vos interrogations ainsi que vous accompagner sur la gestion financière et de trésorerie. Un vrai plus pour vous améliorer vous et votre entreprise !
- Catégorisation automatiques de vos lignes
- Créer des scénarios et des objectifs
La liste est encore longue ! Quelques autres avantages rapidement :
- Des demandes d’évolutions;
- Automatisation de la gestion des comptes;
- Automatiser vos prévisions sur plusieurs mois voir années;
- Une collaboration simplifiée entre les collaborateurs d’une entreprise;
- Pas d’erreur liée aux changements manuels.
Quels sont les inconvénients des solutions SAAS comme Tréso by iPaidThat pour la gestion de trésorerie :
- Prix
Pour profiter des nombreux avantages, de l’automatisation et de l’expertise d’une solution vous devrez bien souvent payer un abonnement mensuelle.
- Moins flexible si vous êtes talentueux sur Google Sheet ou Excel
Si vous avez l’habitude de gérer et d’utiliser toutes les fonctionnalités d’un tableur vous vous sentirez peut être un peu restreint dans la personnalisation d’un produit déjà construit.
Nous ne pouvons que vous inviter à découvrir Treso by iPaidThat !
